Kanban và chánh niệm trong doanh nghiệp

Sáng cuối tuần ngồi cafe với người bạn giờ đang làm trưởng phòng kinh doanh tại một công ty đại chúng khá lớn. Sau một hồi chém gió về mấy chuyện thị trường, chứng khoán thì hai đứa chuyển chủ đề sang văn hoá doanh nghiệp. Bạn chia sẻ rất hào hứng: - Mấy cái chánh niệm, tỉnh thức mà ông kể hồi trước hoá ra giờ lại hot, sếp tôi sùng bái lắm, mấy tháng nay còn lắp chuông tại tất cả phòng ban để cứ 60 phút kêu một lần! Tôi: - Chuông kêu rồi sao nữa? Bạn: - Thì mọi người dừng hết công việc lại, ngồi hít thở và tự hỏi mình đang làm gì... Tôi: - Ông thấy bản thân và anh em trong phòng có chuyển đổi gì từ khi áp dụng phương pháp này? Bạn: - Mấy ngày đầu mọi người thấy là lạ nên cũng khá hào hứng, nhưng dạo này chả ai thực hành nữa rồi, chuông kêu cứ kêu còn việc thì vẫn cứ làm thôi... Cơ bản là nhiều việc, nhiều deadline quá nên mỗi lần trả lời "Mình đang làm gì?" cũng đau hết cả đầu để nghĩ. Tôi: - Vậy ông thử kết hợp thêm Kanban xem sao? Bạn: - Kanban thì tôi lạ gì, cái bảng có 3 cột "To do, Doing, Done" phải không? Hồi trước bên tôi cũng thử dùng nhưng thấy được mỗi cái màu mè vui mắt, mà mất thời gian kéo thẻ lắm! Tôi: - Màu sắc cũng là một cái hay, nhưng Kanban còn giúp được nhiều thứ nữa. Ví dụ nó sẽ giải quyết câu chuyện cùng 1 lúc làm quá nhiều việc của ông. Bạn: - Cái này tôi nghĩ không làm nổi đâu, một nhân viên bên tôi cùng lúc phải tham gia rất nhiều dự án, đấy là chưa nói đến những việc đột xuất từ trên giao xuống. Tôi: - Bởi vậy nên mới cần Kanban, mỗi thẻ trên đó ông chỉ hiển thị 1 công việc (task) chứ ai bảo ông đưa hết cả dự án vào 1 thẻ. Gặp dự án dài hơi thì bảo sao thẻ đó cứ nằm im ở cột "Doing" hết tuần này qua tuần khác không xong! Bạn: - Làm như ông nói thì sẽ rất nhiều thẻ, nhìn rối lắm! Tôi: - Đơn giản là ông xếp hạng ưu tiên cho các thẻ từ 1 đến 5, ông chỉ tập trung vào các thẻ ưu tiên trước. Và ông nên giới hạn số lượng đầu công việc đang thực hiện để tránh ôm đồm quá mức nhé! Mỗi người chỉ nên có tối đa 3 việc cùng làm thôi, ít hơn càng tốt. Bạn